Paperless 2.0: un software per fare a meno degli schedari cartacei

Di , scritto il 11 Luglio 2011

Agli inizi della rivoluzione digitale c’era chi prevedeva una società che avrebbe fatto praticamente a meno della carta. Invece, nonostante computer, e-mail, lettori di e-book e palmari, l’impressione è che il consumo di carta non stia affatto diminuendo. Riceviamo a quintali nella posta e non tutta è spazzatura. Molte banche e società di servizi offrono di inviare le fatture sotto forma di documento digitale, però siamo comunque costretti a stamparle perché alcuni documenti vanno conservati per anni e allora pensiamo che sia meglio tenere tutto in faldoni o archivi più o meno professionali.

Siano quindi benvenuti i programmi per la gestione dei documenti digitali come Paperless, un software per il sistema operativo Mac OS 10.5.8 o superiore mediante il quale si possono scannerizzare ricevute, bollette, fatture, documenti di garanzia, biglietti da visita e ogni altro tipo documento cartaceo: la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) del programma riconosce i dati (e fotografa le eventuali immagini) e li archivia in un file, dove possono essere annotati, taggati e calendarizzati per andare a formare un sistema di archiviazione digitale ordinato, poco ingombrante e gestibile con estrema facilità.

Quando arriva la scadenza di una casella esattoriale o di una fattura non dovremo più cercarla in un ingombrante schedario: il programma la segnala automaticamente. Lo stesso vale per le cartelle mediche, le ricette di cucina, gli articoli di giornale. Con Paperless si può mettere a punto un database per ogni tipo di dati: finanziari, bancari, fiscali, medici – e naturalmente non si tratterà soltanto dei file scannerizzati dal documento cartaceo, ma anche di pdf, messaggi e-mail, documenti in formato Word, Excel, RTF, immagini in formato JPEG, TIFF e via discorrendo. Potete perfino archiviare in maniera ordinata e sicura i disegni o i lavori scolastici dei vostri figli.

Il software Paperless funziona con qualsiasi tipo di scanner, anche se i più raccomandati sono quelli della linea ScanSnap di Fujitsu, sui quali il software è stato sviluppato.



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